一、会前 

（一）、接受会议组织方咨询，了解会议接待要求，包括：会议日程、与会人数、会议酒店级别、会议类型、旅游考察天数、与会人员来自的区域、会议室要求、娱乐节目要求、接送站要求、饮食要求等等尽可能详细的情况说明。（参考会议信息登记单） 

（二）、1个工作日之内，向会议组织方提供会议及旅游考察线路的详细日程计划，提供各项服务内容及其服务明细报价，以完备的会议预案书 （如还没有目标酒店可作酒店推荐单，如已经有指定酒店可作接待方案）给会议组织方。

（三）、应会议组织方要求，接受实地考察，并委派专人协助会议组织方考察，考察内容包括：酒店客房、会议室、餐厅、公司实力考察、会议旅游线路考察等，然后研讨会议安排的可行性，预测并弥补会议安排漏洞。

（四）、了解客户意向酒店并与酒店签订预订单，做好会议室、客房等的初步预订（酒店接待方案 可作为预订单的补充确认）。

（五）、为了维护双方权利与义务，双方签订会议服务合同（先和酒店确认所有的要求是否可行，并签定会务合作协议 ），会议组织方向会议协办方支付一定金额的预订金，具体金额视会议人数及规格来定。（如果是比较熟悉的客户且要求比较简单的会议可以直接做个接待方案 确认即可） 

（六）、落实接待前期工作，包含：住宿客房的安排、用餐的安排、会议室的布置、娱乐项目的预定、车辆的调度、导游的委派、相关工作人员的分工等（可通过会议细节要求单 来了解、确认客户的要求内容）。 

（七）会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作；会议展板、展架、横幅的制作；会议各种用品的运输、托运工作。

（八）、临近正式会议日期的前1-3天内，会务组人员提前到达会议地点，检查各项接待工作的落实情况并对接待服务细节事宜作进一步的调节与部署，确保会议服务如期进行。并开会前协调会，做好会议接待工作安排，责任到人，查看是否还有遗漏细节需要弥补。 

二：会中服务

1：会务组工作分配：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

2：酒店接待：检查会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。

3：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

4：酒店签到：协助客人签到，发放房间钥匙、会议材料、早餐券、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。

5、签单安排：确认签单人签名字样、会务组房间号。

6：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认

9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。 

三：会后旅游：旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。

四：会后服务

1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明（消费明细单），专人与客户进行核对并结帐

2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

五、会后总结

1、会后总结会议，分析问题、总结经验，进一步提高会议接待能力。

2、会议总结表 填写，报账程序，会议文件归档。

3、客户档案 建立